Fonduri europene 27 septembrie 2026 8 min de citit

Decontul la fonduri europene: cerere de plată, cerere de rambursare, termene și obligații

Ghid pentru implementarea proiectelor 2021–2027: cererea de plată verificată în 20 de zile lucrătoare, rambursarea în 10 zile, avansul, plata în 80 de zile și durabilitatea de 5 ani (3 pentru IMM).

Redacția Todos & Company · consultanță în fonduri europene din 2006

Decontul la fonduri europene: cerere de plată, cerere de rambursare, termene și obligații

Semnarea contractului de finanțare este doar jumătate din drum. Banii europeni vin pe bază de decont: beneficiarul face cheltuiala, o documentează, apoi o recuperează printr-o cerere de rambursare sau printr-o cerere de plată. Pentru programele 2021–2027 finanțate din FEDR, FSE+, Fondul de coeziune și Fondul pentru o tranziție justă (programele regionale, PoCIDIF, PEO, PDD, PTJ și celelalte), regulile sunt stabilite de OUG nr. 133/2021 și de Regulamentul (UE) 2021/1060. Ghidul de mai jos arată pașii, termenele și obligațiile care rămân după finalizarea proiectului.

Pe scurt

Ce este decontul: recuperarea cheltuielilor eligibile de la autoritatea de management, prin cerere de rambursare (după ce ai plătit) sau prin cerere de plată (pe facturi recepționate, dar încă neplătite).
Acte normative: OUG nr. 133/2021 (aprobată prin Legea nr. 231/2023) și Regulamentul (UE) 2021/1060.
Verificarea cererii de plată sau de rambursare: maximum 20 de zile lucrătoare. Termenul poate fi întrerupt pentru clarificări cu cel mult 10 zile lucrătoare cumulat.
Rambursarea aferentă cererii de plată: se depune în maximum 10 zile lucrătoare de la încasarea banilor.
Prefinanțarea (avansul): până la 30% din valoarea eligibilă. Pentru ajutor de stat sau de minimis, până la 40% din valoarea totală a ajutorului, cu garanție. Cel puțin 50% din tranșă trebuie justificat în 90 de zile calendaristice.
Plata: cel târziu în 80 de zile de la depunerea cererii de plată, sub rezerva disponibilității fondurilor, conform regulamentului UE.
După finalizare: investiția se menține 5 ani de la plata finală (3 ani pentru IMM-uri, dacă statul a redus termenul). Documentele se păstrează 5 ani de la 31 decembrie a anului ultimei plăți.

Cum funcționează cererea de rambursare și cererea de plată?

OUG 133/2021 permite autorităților de management să folosească ambele mecanisme (art. 21).

Cererea de rambursare este mecanismul clasic. Plătești furnizorul din bani proprii sau din credit, apoi ceri banii înapoi. Conform art. 25, autoritatea de management autorizează cheltuielile în maximum 20 de zile lucrătoare de la depunere. Plata se face în 3 zile lucrătoare din momentul în care autoritatea are bani în cont.

Cererea de plată te scutește să finanțezi singur investiția. Conform art. 22, după ce primești factura pentru bunurile livrate, serviciile prestate sau lucrările recepționate și acceptate la plată, depui cererea de plată împreună cu documentele justificative. Autoritatea o verifică în maximum 20 de zile lucrătoare. Apoi virează suma în 3 zile lucrătoare de când are resurse, într-un cont separat deschis pe numele tău la Trezorerie. De aici încep obligațiile tale:

contribuția proprie aferentă cheltuielilor din cerere trebuie plătită integral cel târziu la data depunerii cererii de rambursare (art. 22 alin. 6);
în maximum 10 zile lucrătoare de la încasare depui cererea de rambursare aferentă cererii de plată (art. 22 alin. 10);
banii primiți pot fi folosiți doar pentru destinația pentru care au fost acordați.

Nedepunerea cererii de rambursare în 10 zile lucrătoare înseamnă încălcarea contractului, iar autoritatea poate decide rezilierea acestuia (art. 22 alin. 12). Sumele nejustificate se restituie.

Exemplu de calcul: avansul și termenul de 90 de zile

Să luăm o firmă cu un ajutor de minimis de 700.000 lei. Conform art. 18 alin. (2) din OUG 133/2021, în forma modificată în 2024, poate primi prefinanțare de cel mult 40% din valoarea totală a ajutorului, adică 280.000 lei. Condiția este să depună o scrisoare de garanție bancară, de la o instituție financiară nebancară sau de la o societate de asigurări, pentru toată suma cerută.

În maximum 90 de zile calendaristice de la virarea avansului, firma trebuie să depună cereri de rambursare care justifică cel puțin 50% din tranșă, adică minimum 140.000 lei cheltuiți (art. 18 alin. 7). Dacă nu reușește, avansul se restituie integral sau parțial. Pentru sumele nereturnate în 15 zile de la notificare, autoritatea emite decizie de recuperare, care este titlu de creanță (art. 20). Exceptând prima tranșă, fiecare tranșă nouă se acordă după ce se scad sumele nejustificate din tranșa anterioară.

Recomandarea noastră este să ceri avansul abia când ai contractele cu furnizorii semnate și un calendar de livrări realist. Un avans încasat prea devreme se transformă ușor într-o datorie.

Achizițiile: unde greșesc cel mai des beneficiarii

Beneficiarii privați (firmele) cumpără prin procedura competitivă din Ordinul nr. 1284/2016. Anunțurile se publică în aplicația „Achiziții Beneficiari Privați”. În iulie 2026, ordinul a fost modificat prin Ordinul MIPE nr. 1143/2026: dacă platforma nu funcționează din motive care nu țin de beneficiar, toate termenele procedurii se prelungesc cu perioada de indisponibilitate. Primăriile și celelalte autorități contractante aplică legislația achizițiilor publice.

Greșelile care duc la corecții financiare apar de obicei aici:

specificații tehnice care indică o marcă sau un furnizor;
contracte semnate înainte de finalizarea procedurii sau fără publicarea rezultatului;
cerințe de calificare disproporționate față de valoarea contractului;
modificarea după semnare a obiectului sau a prețului contractului.

Ce verifică autoritatea de management?

Conform art. 74 din Regulamentul (UE) 2021/1060, autoritatea de management face controale de gestiune bazate pe riscuri: verificări administrative ale cererilor de plată și verificări la fața locului. Evaluatorii se uită dacă bunurile și serviciile au fost livrate efectiv, dacă operațiunea respectă legea, programul și condițiile contractului, și dacă ții o evidență contabilă separată sau coduri contabile distincte pentru proiect.

Câteva reguli de eligibilitate din regulament care se verifică la decont:

cheltuielile sunt eligibile dacă au fost plătite până la 31 decembrie 2029 (art. 63);
TVA-ul este eligibil pentru operațiunile cu cost total sub 5.000.000 euro, inclusiv TVA. Peste acest prag, este eligibil doar dacă nu se poate recupera (art. 64);
terenul este eligibil în limita a 10% din cheltuielile eligibile totale (15% pentru siturile abandonate sau fost industriale).

Dacă nu trimiți clarificările cerute în termenul din contract, cererea poate fi respinsă parțial sau total (art. 25 alin. 5). Pentru cererea de rambursare finală, termenul de verificare poate fi prelungit cât e nevoie. Totuși, regulamentul UE cere ca beneficiarul să primească, sub rezerva disponibilității fondurilor, suma integrală în cel mult 80 de zile de la depunerea cererii, fără deduceri, rețineri sau taxe specifice. Termenul se poate întrerupe doar dacă documentele depuse nu permit stabilirea sumei datorate.

Ce obligații rămân după plata finală?

Durabilitatea. Pentru investițiile în infrastructură sau investițiile productive, sprijinul se recuperează dacă, în 5 ani de la plata finală, apare una dintre situațiile de la art. 65 din Regulamentul 2021/1060:

încetezi activitatea productivă sau o muți din regiunea NUTS 2 care a primit sprijinul;
se schimbă proprietatea asupra unui element de infrastructură, iar schimbarea dă un avantaj nejustificat;
proiectul suferă o modificare substanțială a naturii, obiectivelor sau condițiilor de implementare.

Pentru menținerea investițiilor sau a locurilor de muncă create de IMM-uri, statul poate reduce termenul la 3 ani. Regulile de ajutor de stat pot impune alt termen, așa că verifică ghidul apelului tău. Suma recuperată este proporțională cu perioada în care n-ai respectat condițiile.

Arhiva. Documentele justificative se păstrează 5 ani de la 31 decembrie a anului în care autoritatea de management a făcut ultima plată către tine (art. 82). Termenul se întrerupe dacă apare un proces sau dacă cere Comisia. Normele de ajutor de stat pot impune o perioadă mai lungă. În această perioadă pot veni controale de la autoritatea de audit. Pentru operațiunile FEDR sub 400.000 euro, regulamentul limitează auditul la cel mult unul înainte de prezentarea conturilor pentru anul în care se finalizează operațiunea.

Ce înseamnă pentru firma ta

Recomandările noastre, din experiența proiectelor implementate:

Fă un calendar financiar înainte de semnare. Pune pe o foaie datele facturilor, cele 20 de zile lucrătoare de verificare și cele 10 zile lucrătoare pentru rambursare. Diferența de bani trebuie acoperită de contribuția proprie sau de o linie de credit.
Folosește cererea de plată pentru echipamentele scumpe. Nu mai finanțezi singur tot utilajul, dar trebuie să ai contribuția proprie gata când vin banii.
Deschide un cont analitic separat pentru proiect din prima zi. Reconstituirea evidenței la decont costă timp și duce la cheltuieli respinse.
Nu schimba activitatea sau sediul în perioada de durabilitate fără acordul autorității de management.

Dacă nu știi încă dacă firma ta se încadrează într-un program, începe cu testul de eligibilitate.

Întrebări frecvente

Care este diferența dintre cererea de plată și cererea de rambursare?

Cererea de rambursare se depune după ce ai plătit furnizorul și îți recuperezi banii. Cererea de plată se depune pe facturi recepționate, dar neplătite: autoritatea virează partea nerambursabilă, iar tu plătești furnizorul și depui cererea de rambursare aferentă în maximum 10 zile lucrătoare de la încasare.

În cât timp primesc banii după ce depun cererea de rambursare?

Potrivit art. 25 din OUG 133/2021, autoritatea de management autorizează cheltuielile în maximum 20 de zile lucrătoare. Termenul poate fi întrerupt pentru clarificări cu cel mult 10 zile lucrătoare cumulat. Plata se face în 3 zile lucrătoare de când autoritatea are resurse. Regulamentul UE prevede plata în cel mult 80 de zile de la depunere, sub rezerva disponibilității fondurilor.

Cât avans pot primi și ce se întâmplă dacă nu îl cheltuiesc?

Regula generală este de maximum 30% din valoarea eligibilă. Pentru proiectele cu ajutor de stat sau de minimis, avansul poate ajunge la 40% din valoarea ajutorului, cu garanție. Trebuie să justifici cel puțin 50% din tranșă în 90 de zile calendaristice. Altfel, avansul se restituie, iar suma nereturnată se recuperează prin decizie de recuperare, cu dobândă.

Cât timp trebuie să păstrez investiția după finalizarea proiectului?

Regula din Regulamentul (UE) 2021/1060 este de 5 ani de la plata finală. Pentru investițiile și locurile de muncă create de IMM-uri, termenul poate fi redus la 3 ani, iar regulile de ajutor de stat pot stabili alt termen. Termenul exact apare în ghidul și în contractul tău de finanțare.

Este TVA-ul cheltuială eligibilă?

Da, pentru operațiunile cu cost total sub 5.000.000 euro, inclusiv TVA. Peste acest prag, TVA-ul este eligibil doar dacă nu poate fi recuperat conform legislației naționale privind TVA.

Surse oficiale

Informații verificate pe 27 septembrie 2026. Condițiile pot fi modificate de autoritatea de management — verificați ghidul în vigoare înainte de depunere.