Cheltuieli eligibile în proiectele cu fonduri europene: regulile HG 873/2022 și Reg. UE 2021/1060

În proiectele finanțate în perioada 2021–2027 din Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european Plus, Fondul de coeziune și Fondul pentru o tranziție justă, o cheltuială este decontată doar dacă îndeplinește simultan condițiile din Hotărârea Guvernului nr. 873/2022 și din Regulamentul (UE) 2021/1060. Nu contează doar ce cumperi, ci și cum documentezi achiziția, când o faci și ce faci cu bunul după încheierea proiectului. Mai jos găsiți regulile generale, cu exemple de calcul și cu greșelile care duc cel mai des la corecții financiare.

Pe scurt

• Definiție: cheltuiala eligibilă este cheltuiala care poate fi rambursată din fonduri pentru că respectă simultan regulile UE, regulile naționale, programul, ghidul și contractul de finanțare.
• Acte normative: HG nr. 873/2022 (Monitorul Oficial nr. 680 din 7 iulie 2022) și Regulamentul (UE) 2021/1060, art. 53–67.
• Perioada de eligibilitate: de la data transmiterii programului către Comisie sau de la 1 ianuarie 2021, oricare dintre aceste date survine prima, până la 31 decembrie 2029.
• Teren: maximum 10% din cheltuielile totale eligibile ale operațiunii (15% pentru siturile abandonate și cele cu activități industriale anterioare care includ clădiri).
• Costuri indirecte: rată forfetară de maximum 7% din costurile directe eligibile, 15% din costurile directe cu personalul sau 25% din costurile directe, pe bază de calcul.
• TVA: pragul de 5.000.000 euro (inclusiv TVA) pe costul total al operațiunii schimbă regimul.
• Durabilitate: 5 ani de la plata finală, termen care poate fi redus la 3 ani pentru investițiile și locurile de muncă create de IMM-uri.

Care sunt condițiile generale de eligibilitate?

Articolul 2 alin. (1) din HG 873/2022 cere ca o cheltuială să îndeplinească cumulativ opt condiții:

1. să respecte perioada de eligibilitate de la art. 63 din Regulamentul (UE) 2021/1060;
2. să fie însoțită de facturi emise conform Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal;
3. să fie însoțită de documente justificative privind efectuarea plății și realitatea cheltuielii;
4. să fie conformă cu prevederile programului;
5. să fie conformă cu contractul sau decizia de finanțare;
6. să fie rezonabilă și necesară realizării operațiunii;
7. să respecte legislația Uniunii Europene și legislația națională;
8. să fie înregistrată în contabilitatea beneficiarului.

Dacă operațiunea constituie ajutor de stat, se adaugă condițiile de eligibilitate din schema de ajutor aplicabilă (art. 2 alin. (2)). Pentru FSE+ se aplică în plus prevederile specifice din Regulamentul (UE) 2021/1057.

Tot regulamentul UE mai spune (art. 63 alin. (6)) că operațiunile finalizate fizic sau implementate integral înainte de depunerea cererii de finanțare nu pot fi selectate, indiferent dacă plățile au fost sau nu efectuate.

Ce cheltuieli sunt neeligibile?

Articolul 10 din HG 873/2022, coroborat cu art. 64 și 66 din Regulamentul (UE) 2021/1060, exclude în principal:

• dobânzile la împrumuturi (cu excepția subvențiilor pentru rata dobânzii sau pentru comisioanele de garantare);
• terenul care depășește plafonul de 10%, respectiv 15%;
• echipamentele, autovehiculele și mijloacele de transport second-hand;
• amenzile, penalitățile, cheltuielile de judecată și de arbitraj;
• cheltuielile pentru relocare;
• cheltuielile care depășesc plafoanele stabilite de autoritatea de management sau pe care aceasta le exclude prin ghidul solicitantului;
• cheltuielile excluse de regulamentele fiecărui fond (FEDR, FSE+, FTJ).

Ultimele puncte contează mult în practică: ghidul solicitantului poate fi mai strict decât HG-ul. Ce e eligibil într-un apel poate fi neeligibil în altul.

Reguli speciale: teren, clădiri, vehicule, leasing, TVA

Teren și clădiri

Exemplu: la un proiect cu cheltuieli totale eligibile de 1.000.000 euro, terenul poate fi decontat până la 100.000 euro. Pe o fostă platformă industrială cu clădiri, plafonul ajunge la 150.000 euro. HG 873/2022 mai cere ca valoarea de piață să fie certificată de un evaluator independent autorizat. Terenul nu poate fi finanțat din FSE+. Clădirile deja construite sunt eligibile doar dacă sunt strict necesare proiectului și nu au fost cumpărate cu granturi publice în ultimii 5 ani.

Vehicule

Vehiculele sunt eligibile doar dacă sunt necesare operațiunii și au caracteristici tehnice potrivite. Valoarea lor nu poate depăși plafonul din OG nr. 80/2001, iar pentru vehiculele nepoluante plafonul este echivalentul în lei a 35.000 de euro, inclusiv TVA (art. 8).

Leasing

Ratele de leasing sunt eligibile dacă beneficiarul este utilizatorul bunului și dacă sunt plătite în perioada de implementare. În plus, valoarea cumulată a ratelor rambursate nu poate depăși valoarea de intrare a bunului în contabilitatea beneficiarului (art. 7).

TVA

TVA-ul este eligibil numai dacă este aferent unor cheltuieli eligibile. La operațiunile cu cost total de cel puțin 5.000.000 euro (inclusiv TVA), TVA-ul e eligibil numai dacă nu poate fi recuperat potrivit legislației naționale privind TVA. Procedura este stabilită de Instrucțiunile aprobate prin Ordinul nr. 4.013/5.316/2023. Sub prag, beneficiarul depune o declarație privind eligibilitatea TVA. Peste prag, declară caracterul nerecuperabil al taxei, în funcție de statutul său fiscal.

Contribuții în natură și amortizare

Terenurile, lucrările sau munca voluntară aduse fără factură pot fi eligibile în condițiile art. 67 din regulament. Printre acestea: sprijinul public nu depășește totalul cheltuielilor eligibile fără contribuțiile în natură, iar valoarea poate fi evaluată independent. Amortizarea este eligibilă doar dacă programul o permite și dacă activul nu a fost cumpărat cu granturi publice.

Costurile simplificate: indirecte și cu personalul

Regulamentul (UE) 2021/1060 permite decontarea unor costuri fără facturi, pe bază de rate forfetare:

• Costuri indirecte (art. 54): maximum 7% din costurile directe eligibile sau maximum 15% din costurile directe cu personalul, fără ca statul să facă un calcul, ori maximum 25% din costurile directe, cu o rată calculată pe o metodă justă și verificabilă.
• Personal (art. 55): costurile directe cu personalul pot fi calculate la maximum 20% din celelalte costuri directe, dacă proiectul nu include contracte de achiziții publice peste pragurile europene.
• Restul costurilor (art. 56): maximum 40% din costurile directe cu personalul eligibile.

Exemplu de calcul: la costuri directe eligibile de 400.000 lei, rata de 7% permite costuri indirecte de maximum 28.000 lei. Dacă din acestea 100.000 lei sunt costuri cu personalul, varianta de 15% dă doar maximum 15.000 lei.

Tariful orar: ultimele costuri brute anuale documentate cu forța de muncă se împart la 1.720 de ore pentru o normă întreagă. Un angajat cu un cost brut anual de 86.000 lei are un tarif de 50 lei/oră. Orele declarate într-un an nu pot depăși numărul folosit la calculul tarifului.

Ghidul fiecărui apel stabilește ce opțiune se aplică. Nu alegeți singuri o rată care nu e prevăzută acolo.

Ce verifică evaluatorii și ofițerii de verificare

Potrivit art. 11 din HG 873/2022, autoritatea de management verifică eligibilitatea în trei momente: la evaluarea cererii, la contractare și la fiecare cerere de rambursare. Practic, aceștia urmăresc:

• dacă fiecare linie din buget se leagă de o activitate și de un indicator al proiectului (condiția „rezonabilă și necesară”);
• dacă prețurile sunt susținute de oferte sau de studii de piață;
• dacă achiziția a respectat procedura aplicabilă;
• dacă factura, dovada plății și înregistrarea contabilă corespund;
• dacă investiția e menținută 5 ani după plata finală (3 ani, unde e cazul, pentru IMM-uri) fără încetarea activității, mutare în afara regiunii NUTS 2 sau modificări substanțiale (art. 65).

Ce înseamnă pentru firma ta

Recomandarea noastră: construiți bugetul pornind de la lista de cheltuieli eligibile din ghidul apelului, nu de la lista de dorințe a firmei. Greșelile pe care le vedem cel mai des sunt:

• echipamente second-hand sau de expoziție incluse în buget;
• achiziții făcute înainte de depunere, deși schema cere ca lucrările să nu fi început;
• TVA trecut ca eligibil de o firmă plătitoare de TVA care îl poate deduce;
• plăți în numerar sau din alt cont decât cel indicat;
• facturi fără referire la proiect.

Țineți o evidență contabilă separată pentru proiect din prima zi. Pentru o primă verificare a încadrării, puteți folosi testul de eligibilitate.

Întrebări frecvente

Pot deconta cheltuieli făcute înainte de semnarea contractului de finanțare?

Regulamentul acceptă cheltuieli începând cu 1 ianuarie 2021, dar operațiunea nu poate fi finalizată înainte de depunerea cererii. În plus, schemele de ajutor de stat și ghidurile impun de regulă condiții mai stricte privind începerea lucrărilor. Verificați data de început a eligibilității din ghidul apelului.

TVA-ul este eligibil pentru o firmă plătitoare de TVA?

TVA-ul este eligibil numai dacă este aferent unor cheltuieli eligibile și nu a fost și nu va fi recuperat prin mecanismele fiscale. La operațiunile de cel puțin 5.000.000 euro, inclusiv TVA, trebuie demonstrat că taxa este nerecuperabilă potrivit legii. O firmă care deduce TVA-ul nu îl poate cere și din proiect.

Cât din proiect poate merge pe teren?

Maximum 10% din cheltuielile totale eligibile ale operațiunii, respectiv 15% pentru siturile abandonate și fostele situri industriale cu clădiri. Valoarea de piață trebuie certificată de un evaluator independent autorizat. Ghidul apelului poate exclude complet terenul.

Ce se întâmplă dacă vând echipamentul după terminarea proiectului?

Dacă, în cei 5 ani de la plata finală (sau 3 ani, unde se aplică termenul redus pentru IMM-uri), activitatea încetează, se mută în afara regiunii sau proiectul se modifică substanțial, sprijinul se recuperează proporțional cu perioada de neconformitate.

Surse oficiale

• Hotărârea Guvernului nr. 873/2022 privind eligibilitatea cheltuielilor 2021–2027 (Portal Legislativ)
• Regulamentul (UE) 2021/1060 – dispoziții comune (EUR-Lex)
• Instrucțiunile de aplicare a art. 9 din HG 873/2022 privind TVA (Ordinul nr. 4.013/5.316/2023)

Informații verificate pe 27 septembrie 2026. Condițiile pot fi modificate de autoritatea de management — verificați ghidul în vigoare înainte de depunere.