MySMIS2021 pas cu pas: cont, semnătură calificată, declarația unică și contestația în 30 de zile

MySMIS2021/SMIS2021+ este sistemul informatic prin care se depun cererile de finanțare pentru fondurile de coeziune 2021-2027. Aici intră programele regionale, PoCIDIF, PEO, PoIDS, Programul Sănătate și celelalte programe gestionate de Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene (MIPE). Aceiași pași îi parcurg IMM-urile, ONG-urile și primăriile: cont personal, identificare electronică cu certificat calificat, înscrierea entității juridice, completarea cererii, declarația unică și transmiterea. Dacă evaluarea iese nefavorabil, contestația se depune în 30 de zile calendaristice.

Pe scurt

• Ce este: sistemul unitar de schimb electronic de date dintre beneficiari și autorități pentru perioada 2021-2027, gestionat de MIPE și construit conform art. 69 din Regulamentul (UE) 2021/1060.
• Adresa: https://mysmis2021.gov.ro/ (interfața Front Office pentru solicitanți).
• Actul normativ: OUG nr. 23/2023 privind măsuri de simplificare și digitalizare pentru fondurile politicii de coeziune 2021-2027, cu modificările ulterioare.
• Semnătura: documentele încărcate se semnează cu certificat digital calificat. Declarația unică o semnează electronic reprezentantul legal sau împuternicitul acestuia.
• Contestația: 30 de zile calendaristice de la comunicarea rezultatului. Comitetul o soluționează tot în 30 de zile calendaristice.
• Contractarea: documentele cerute se depun în termenul stabilit prin ghidul solicitantului, sub sancțiunea respingerii. De la închiderea apelului până la semnarea contractului pot trece cel mult 180 de zile calendaristice.

Pasul 1: contul de utilizator și identificarea electronică

Contul este personal și aparține unei persoane fizice, nu firmei. Pe pagina de autentificare apăsați „Creează cont”, introduceți adresa de e-mail și parola, apoi bifați Captcha. Potrivit manualului MIPE, parola are cel puțin 8 caractere, dintre care cel puțin o cifră, o literă mică, o literă mare și un caracter special. Pe e-mail primiți un link de confirmare valabil 30 de minute.

După prima autentificare completați datele de identificare, de corespondență și de contact. Manualul avertizează că aceste date trebuie să fie identice cu cele din actul de identitate, altfel aplicația nu le validează.

Identificarea electronică este obligatorie. Din meniul utilizatorului alegeți „Identificare electronică” și descărcați formularul de înregistrare a certificatului. Îl semnați cu semnătura digitală calificată, apoi îl încărcați înapoi. Aplicația îl refuză dacă nu e semnat, dacă nu corespunde documentului generat sau dacă nu este ultimul formular descărcat. Rețineți regula generală din manual: toate documentele încărcate în MySMIS trebuie semnate cu un certificat digital calificat deținut de utilizator. Când certificatul expiră, îl reînnoiți din aceeași pagină, cu butonul „Adaugă”.

Pasul 2: înscrierea firmei sau a primăriei

Din meniul „Entități juridice” apăsați „Înscriere”. Alegeți tipul entității (de drept public, de drept privat, comercială etc.) și căutați-o după CUI. Completați apoi trei blocuri:

1. datele de identificare (denumire, număr de înregistrare, tip de organizație, cod CAEN principal, înregistrare în scopuri de TVA);
2. sediul social;
3. reprezentantul legal.

La înscriere precizați dacă sunteți reprezentant legal sau împuternicit. Formularul de înscriere generat de aplicație se semnează cu semnătură calificată și se încarcă. Persoana care înscrie entitatea devine „Proprietar”: vede și modifică toate secțiunile (conturi bancare, exerciții financiare, ajutoare de stat, bibliotecă de documente).

Colegii sau consultantul intră prin înrolare: primesc de la reprezentantul legal, în afara sistemului, codul de înrolare al entității, iar reprezentantul acceptă cererea în aplicație. Un utilizator înrolat nu poate modifica datele entității. Poate însă încărca documente în bibliotecă, iar pe proiect primește doar drepturile acordate de reprezentant. Aplicația vă deconectează automat după 15 minute de inactivitate, deci salvați des.

Pasul 3: cererea de finanțare, secțiune cu secțiune

Din modulul „Proiecte” apăsați „Adaugă” sau „+” în dreptul apelului. Selectați entitatea, dați un titlu proiectului și alegeți apelul. Proiectul primește un cod SMIS unic și are statusul „Draft”. În lista de apeluri vedeți data și ora închiderii, după care nu se mai pot depune proiecte.

Secțiunile cererii depind de apel. În instrucțiunile ADR Nord-Est apar, de exemplu: solicitant, responsabil de proiect, atribute, capacitate, localizare, obiective, justificare și relevanță, caracter durabil, riscuri, grup țintă, principii orizontale, indicatori, plan de achiziții, activități, buget, criterii de evaluare autoevaluate și declarația unică.

Partenerii intră prin asociere. Liderul găsește codul de asociere pe pagina principală a proiectului și îl comunică partenerului. Partenerul trimite solicitarea, iar liderul o acceptă din secțiunea „Solicitări asociere”.

Anexele cerute de ghid se încarcă în format PDF, semnate digital. Documentele scrise de mână sau cele tehnice (de exemplu, documentația tehnico-economică) se scanează, se salvează ca PDF și se semnează. Instrucțiunile recomandă denumiri sugestive pentru fișiere și salvarea după fiecare câmp completat.

Pasul 4: declarația unică și transmiterea

Declarația unică este documentul central din OUG 23/2023. Prin ea solicitantul își asumă că respectă cerințele administrative și de eligibilitate, fără să depună la început toate documentele doveditoare. Excepție fac documentele pe care ghidul solicitantului le cere explicit. Aplicația generează declarația, iar reprezentantul legal sau împuternicitul acestuia o semnează cu semnătură electronică extinsă (art. 8 din OUG 23/2023). Într-un parteneriat, fiecare partener completează propria declarație.

Două reguli tehnice pe care le pierd mulți solicitanți:

• declarația se generează doar după ce ați bifat toate criteriile de eligibilitate obligatorii și ați completat bugetul;
• orice modificare a bugetului după încărcarea declarației o șterge automat. De aceea se generează ultima, după ce bugetul e definitiv.

Semnând declarația, luați la cunoștință că în etapa de contractare trebuie să dovediți tot ce ați declarat.

Ce urmează: conformitate, clarificări, contestație, contractare

Conformitatea. Potrivit art. 9 din OUG 23/2023, verificarea conformității este complet digitalizată. MySMIS o face automat, pe baza declarației unice, apoi vă trimite o notificare despre trecerea la evaluare.

Clarificările. În evaluarea tehnică și financiară, comisia poate cere clarificări prin aplicație. Legea interzice limitarea numărului lor și cere un termen de răspuns rezonabil, stabilit prin procedurile autorității. Dacă nu răspundeți sau răspunsul nu lămurește lucrurile, decizia se ia pe baza informațiilor existente.

Contestația. Împotriva rezultatului evaluării puteți face contestație administrativă în 30 de zile calendaristice de la comunicare. Contestația trebuie să cuprindă:

• datele solicitantului și ale reprezentantului legal;
• obiectul contestației;
• criteriile contestate și motivele detaliate pentru fiecare;
• semnătura.

Comitetul de soluționare a contestațiilor decide în 30 de zile calendaristice de la înregistrare. Decizia vă este comunicată prin MySMIS. Tot în 30 de zile calendaristice puteți contesta și decizia de respingere a finanțării.

Contractarea. Documentele cerute se depun în termenul stabilit prin ghidul solicitantului, calculat de la primirea solicitării, sub sancțiunea respingerii. La clarificările din etapa de contractare aveți cel mult 15 zile lucrătoare. La apelurile cu termen-limită, de la închiderea apelului până la semnarea contractului pot trece cel mult 180 de zile calendaristice.

Ce înseamnă pentru firma ta

Recomandarea noastră: faceți contul, identificarea electronică și înscrierea entității cu cel puțin două-trei săptămâni înainte de termen, nu în ultima zi. Cele mai frecvente blocaje apar exact aici:

• certificat calificat expirat sau emis pe altă persoană;
• date din cont diferite de cele din buletin;
• nici reprezentantul legal, nici împuternicitul lui nu are semnătură calificată, deși doar ei pot semna declarația unică.

Tratați declarația unică ca pe o declarație pe propria răspundere. Tot ce bifați acolo trebuie probat la contractare, iar o bifă nesusținută înseamnă respingere după luni de așteptare. La contestație, argumentați pe fiecare criteriu din grila de evaluare, cu trimitere la pagina din cerere. O contestație generală are puține șanse. Dacă nu știți sigur dacă firma sau primăria se încadrează în apel, începeți cu testul de eligibilitate.

Întrebări frecvente

Pot depune proiectul cu contul consultantului?

Consultantul poate fi înrolat la entitatea dumneavoastră și poate primi drepturi pe proiect, dar declarația unică trebuie semnată electronic de reprezentantul legal al solicitantului sau de împuternicitul acestuia. Entitatea se înscrie de reprezentantul legal sau de un împuternicit al acestuia.

Ce semnătură electronică îmi trebuie pentru MySMIS2021?

Un certificat digital calificat pe numele utilizatorului. Cu el se face identificarea electronică și se semnează documentele încărcate. OUG 23/2023 cere ca declarația unică să fie semnată cu semnătură electronică extinsă de reprezentantul legal sau de împuternicitul acestuia.

De ce a dispărut declarația unică din proiect?

Aplicația șterge declarația unică dacă modificați bugetul după încărcarea ei. Trebuie generată, semnată și încărcată din nou, de aceea se face la final.

În cât timp pot contesta rezultatul evaluării?

În 30 de zile calendaristice de la comunicarea rezultatului, conform art. 10 din OUG 23/2023. Comitetul de soluționare răspunde în 30 de zile calendaristice de la înregistrare, iar decizia se comunică prin MySMIS2021.

Ce fac dacă nu mai știu e-mailul cu care am creat contul?

Manualul MIPE recomandă contactarea Direcției de Coordonare SMIS și IT prin aplicația de Helpdesk de la https://www.fonduri-ue.ro/container/logare-utilizator.

Surse oficiale

• OUG nr. 23/2023 privind instituirea unor măsuri de simplificare și digitalizare pentru gestionarea fondurilor europene aferente politicii de coeziune 2021-2027 (Portal Legislativ)
• Manual de utilizare MySMIS2021 Front Office – Autentificare, versiunea 3 (MIPE, DCSMISIT)
• Instrucțiuni de completare a cererii de finanțare în MySMIS2021 (ADR Nord-Est)
• Aplicația MySMIS2021 – Front Office

Informații verificate pe 27 septembrie 2026. Condițiile pot fi modificate de autoritatea de management — verificați ghidul în vigoare înainte de depunere.